曾全生

疫情当前，我们的主战场当然仍是阻击新冠病毒的侵袭。但基于民生和经济，我们的企业又不得不在窘境之中抓紧时间复工复产，迅速恢复生产和经营。

我们的企业尤其是中小型民营企业，迫切需要整理已经签署的商务合同，落实企业的原材料采购和产品销售。由于突如其来的疫情，我们基于正常条件下签订的商务合同或多或少地出现了履行的现实困难，不同程度地陷入了交易的困境。比如，已订购的原材料没有按期支付款项或者已付款的采购合同供应方又无法按期足额交货，已确认的销售订单无法按约定的交期交货或者已备货的产品对方无法按时提货，等等。

有鉴于此，笔者认为，企业尤其是中小民营企业在准备复工之前或复工之初确有必要对本企业的所有合同的订立和履行情况做一次全面的梳理，并提出具体的应对措施，并借此契机逐步建立较为完善的合同管理制度。

以下，仅就常态下中小民营企业的合同管理实务以及本次疫情状态下中小民营企业合同管理的具体应对提出针对性的意见和建议，谨供企业家、企业经营者或管理者参考。

常态下中小民营企业合同管理实务

一、正确认知合同管理对企业风险控制的重要意义，切实破除合同“重签订轻管理”的认识误区

随着我国经济发展和法治进程的加速，企业家或企业管理者的风险意识和法治意识明显增强。在交易实践中，各类书面合同的签订已属于常态，企业的现代化治理和规范化管理已大势所趋。但控制合同法律风险的合同管理却较容易被忽视，因为它不像生产管理和财务管理那样直观。现实之中，很多企业家或管理者往往不认为合同需有管理，甚至错误地认为让办公室人员将书面合同原件保管好就是合同管理。

企业合同管理，是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。在实务中，合同管理需要结合合同法律规定与企业经营流程，可以说，合同管理是企业管理与法律风险防控的融合。

合同管理必须是全流程的、系统性的、动态性的。现实生活中，我们企业常常出现重视合同签订时的管理和控制，包括合同主体及资信调查，以及合同文本起草和审核等；但对合同履行过程中的全流程动态管理却不予重视。有时，只有在合同履行出现很大争议甚至无法得以顺利履行的情况下，才匆匆忙忙找出合同书，再火急火燎地求助于律师等专业人士进行救济。这种“重签订轻管理“的习惯确实已成为现实中中小民营企业的一大误区。其后果就是致使合同无法正常履行，企业生产经营受损，更陷入诉争，耗费企业家有限的精力，也耗费宝贵的司法资源。

二、若干实务问题

1、关于合同签订及签订之前的必要调查

企业在进行合同洽谈并准备签订合同时，应结合合同洽谈的进程对合同对方的主体身份和资质、资信情况进行必要的调查。对于重大合同，建议委托律师进行尽职调查，以查明合同对方是否具有签订合同的主体资格和合同所需要的相应资质，也需要通过调查谨慎地判断其资信情况，其是否具备履行拟签订合同的能力。

2、关于合同履行过程中的合同管理

企业应建立完善的合同管理制度，尤其是对履行中的合同务必要专人跟进、全流程管理。拥有ERP管理系统的企业，可利用该系统软件有效生成合同管理的相应报表；尚未建立管理软件系统的企业，建议利用excel软件或数据库软件手工录入后形成电子表格或数据库，进而在此基础上形成相应的合同报表。

对于管理过程中发现的合同履行异常，如合同逾期、交付不符合约定等情形，应立即报告并及时与合同对方沟通处理，必要时寻求专业人士的及时介入。

3、合同履行完毕后的清理和归档

商务合同履行完毕后，建议企业及时对其做一个清理，查对是否存在双方认可的合同变更或合同义务豁免但没有形成相应的书面文件等情形。如果存在，趁时间间隔较短且双方尚未发生争议的情况下尽快补充签署书面确认文件备存。在现实生活中，我们也经常遇到这样的不必要争议：一方认为合同已变更或存在义务豁免，从而合同已履行完毕，但另一方却坚持认为对方违约，需继续履行并承担违约责任。此后，在完善各类资料和文件后，企业对合同及相应的文件资料进行归档保存。

新冠肺炎疫情状态下中小民营企业合同管理的特别提示

一、尽速梳理未履行完毕的合同，正确认知新冠肺炎疫情的法律属性

建议企业在准备复工之前，将所有未履行完毕的商务合同作一次彻底的梳理，仔细查核合同各方是否仍按合同约定继续履行，是否存在合同履行已逾期或存在合同履行的重大障碍，等等。因为只有在摸清自身家底的情况下，才能精准施策，作出有效应对。

此外，对于本次疫情的法律属性，虽然学界和业界仍存在不同观点，立法机构或经授权的司法机构至今还未像2003年非典疫情一样出具具体的解释或规范性法律文件；但是，无论是属于不可抗力还是属于情势变更，均需要履行通知义务，并基于诚实信用和公平原则进行磋商和处理，以避免损失的扩大，有效化解争议，通过互谅互让的协商一致取得双赢。

二、善于合理利用法律规则，杜绝零和博弈，崇尚多方共赢

企业家或者企业管理者一定要具有法治意识，善于合理利用法律规定和规则来保护自身的合法权益，但也应该基于公平的原则体谅合同对方，杜绝出现零和博弈，控制矛盾与合同争议，谋求多方共赢。事实上，交易实践中，企业并非一个单独的个体,各方均处于交易链和交易循环之中，企业在此合同中可能处于优势地位，在彼合同中可能就处于劣势地位。

三、建议遵循“专业的事交给专业的人”的原则

建议企业在第一时间寻求专业人士的帮助，听取专业的咨询意见，要切忌在争议扩大到已无法妥善协商解决的情况下才聘请专业人士介入。因为此时，损失已经扩大，矛盾也已激化，无疑资源耗费和成本都将大幅增加。

综上，笔者建议，在现实背景下，企业尤其是中小民营企业应尽速、高效地进行合同排查和梳理，形成报表。对照报表，逐一针对性分析每一个未履行完毕的合同，并适时寻求专业人士的介入，力求在第一时间控制合同履行风险。